Wat is een vereniging? Hoe is de vereniging opgebouwd? Wie doet wat?

Een vereniging is een rechtspersoon met leden die opgericht is met een bepaald doel. Vaak gaat het hierbij om een gezamenlijke passie voor bijvoorbeeld muziek, sport of scouting. Ook is belangenbehartiging voor een bepaalde (beroeps)groep vaak een reden om een vereniging op te richten. Een vereniging mag geen winst verdelen onder haar leden. Voor het oprichten van een vereniging moet je wel langs de notaris, deze zal alles vastleggen in een oprichtingsakte. De statuten van de vereniging maken deel uit van de oprichtingsakte.

Je kan een vereniging oprichten met volledige rechtsbevoegdheid (formele vereniging). De vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is opgericht bij notariële akte en de statuten maken deel uit van de oprichtingsakte. De formele vereniging moet worden ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, pas na de inschrijving zijn de bestuurders niet meer hoofdelijk aansprakelijk. De vereniging met volledige rechtsbevoegdheid kan huizen, grond en andere registergoederen bezitten. Ook kan de vereniging erven van particulieren en andere rechtspersonen.

Bij de vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (informele vereniging) zijn de statuten niet opgenomen in een notariële akte. De vereniging kan geen huizen, grond en andere registergoederen bezitten. Ook kan de vereniging geen erfgenaam zijn. De bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk. De informele vereniging is niet verplicht om ingeschreven te worden in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als de vereniging wel is ingeschreven dan wordt de aansprakelijkheid van de bestuurders beperkt.

Vaak hebben sportverenigingen een ondervereniging. Denk bij een ondervereniging aan diverse typen sport binnen een grote vereniging, zoals hockey, tennis, basketbal en voetbal. De ondervereniging heeft een eigen bestuur en kan de statuten ook notarieel laten vastleggen en deponeren bij de Kamer van Koophandel. Op deze manier is de vereniging een formele vereniging, dus met volledige rechtsbevoegdheid.

De leden van de vereniging worden minstens één keer per jaar bijeengeroepen voor de algemene vergadering. De leden bepalen het voorgestelde beleid van de vereniging en benoemen en ontslaan de bestuurders. Ook stemmen de leden over de begroting en het financieel- en secretarieel jaarverslag van de vereniging. Alle belangrijke besluiten worden genomen door de algemene vergadering en alle leden hebben toegang en stemrecht.

Het bestuur van een vereniging is essentieel voor het (voort)bestaan van de vereniging. Zonder bestuur geen vereniging. Het bestuur van de vereniging wordt meestal gekozen uit de leden en vertegenwoordigen de vereniging. Het dagelijkse bestuur is belast met de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging. Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur zit de vergadering voor, dit is o.a. een taak van de voorzitter, en het bestuur bepaalt ook de agenda van de vergaderin

Statuten zijn de grondregels van de vereniging. In de statuten van een vereniging staat ten minste de naam en zetel van de vereniging, het doel en de verplichtingen van de leden. Ook op welke manier de bijeenroeping van de algemene ledenvergadering moet gebeuren en de wijze van benoeming en ontslag van de bestuurders. Bij ontbinding van de vereniging moet er in de statuten zijn omschreven wat er met een batig saldo gedaan moet worden of de wijze waarop de bestemming moet worden vastgesteld. De akte moet in het Nederlands worden opgesteld en de notaris is verantwoordelijk dat aan alle vereisten wordt voldaan. Ook kunnen er nog andere zaken worden vastgelegd in de statuten. De statuten zijn opvraagbaar bij de Kamer van Koophandel.

Het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht, toch hebben bijna alle verenigingen een huishoudelijk reglement. Als er een huishoudelijk reglement is dan weet iedereen wat de regels zijn en dienen de leden zich hier ook aan te houden. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten en kan regels, richtlijnen en afspraken bevatten. Ook kan het de taken en bevoegdheden van de bestuursleden bevatten. Belangrijk is dat het niet in tegenspraak is met de statuten, de statuten zijn altijd leidend. Het huishoudelijk reglement is openbaar.

De voorzitter wordt benoemd door de Algemene ledenvergadering. De voorzitter van de vereniging heeft als belangrijkste taken het leiden van alle vergaderingen. Ook het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid is een belangrijke taak. De voorzitter bereidt (samen met de secretaris) de algemene ledenvergadering voor en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe. De voorzitter neemt initiatief en coördineert de bestuurswerkzaamheden.

De secretaris wordt benoemd door de Algemene ledenvergadering. Hij of zij is penvoerder van de vereniging en maakt de notulen/verslagen van de vergadering. De secretaris heeft verder taken als het voorbereiden van de vergaderingen en bijhouden/uitvoeren van de acties die voortvloeien uit de vergaderingen. Ook het voeren van de correspondentie en de afhandeling van post en email behoort tot het takenpakket van de secretaris. De secretaris is meestal belast met de ledenadministratie van de vereniging en zorgt verder voor de opvolging van wet-en regelgeving binnen de vereniging.

De penningmeester wordt benoemd door de Algemene ledenvergadering en heeft het geld van de vereniging in beheer. Hij of zij is verantwoordelijk voor het financiële en administratieve deel van de vereniging. De penningmeester heeft het beheer over de bankrekeningen en het bijhouden van de kas. Ook doet de penningmeester de betalingen en houdt de penningmeester de ontvangen betalingen bij (debiteurenbeheer). Verder zijn belastingaangiftes en aanslagen een onderdeel van de functie. Het maken van het financieel jaarverslag is een belangrijk onderdeel van de functie. De penningmeester is verantwoordelijk voor het maken van de begroting en zal bewaken dat de uitgaven ook volgens de begroting zullen zijn.