Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden

Geschreven op 19 februari 2023

De voorzitter is het gezicht van de organisatie!
Tot de taken van de voorzitter behoren het leiden van de ALV en de bestuursvergaderingen.
Vertegenwoordiging van de organisatie naar de leden van de vereniging en naar buiten.
Leiden van het bestuur zoals initiatieven nemen, de bekende stip aan de horizon zetten, coördineren en doen uitvoeren van
bestuurswerkzaamheden. De voorzitter is initiatiefnemer van het beleid binnen de vereniging.

Secretaris

De secretaris is de notulist van het bestuur en daarmee van de vereniging.
Tot de taken van de secretaris behoren de correspondentie namens de vereniging.
Archiveren van ontvangen brieven en bewaren afschriften van verzonden brieven.
Verslagen en notulen maken van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering
en de bestuursvergaderingen. Ook het (mede) maken van de agenda en het bewaken van de actielijst behoren tot de taken van de secretaris. De secretaris kan het maken van verslagen/notulen delegeren naar een notulist/griffier. 

Verdere taken kunnen zijn: 
Bijhouden van de ledenlijst. Organiseren van evenementen, vergaderingen. 

Penningmeester

De penningmeester beheert de financiën van de vereniging.
Taken van de penningmeester zijn:
Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen.
Doen en ontvangen van betalingen.
Bijhouden van kas- en bankboek. 
Opstellen van het financieel jaarverslag en de begroting.
Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.

Extra bestuursfuncties

Het kernbestuur zijn de basis van elk bestuur waarmee ze op verantwoorde wijze kan
functioneren. Elke toevoeging in de vorm van een bestuurslid kan een reden hebben.
Die reden kan liggen in de omvang van bestuurlijke taak, gewenste expertise en het
vertegenwoordigen van specifieke groepen in de vereniging.

Werkvelden zijn ondermeer:

Opleidingen, public relations en/of communicaties,
regio’s, sciale zaken, werkgeverszaken, verenigingszaken, wedstrijdzaken, .etc.

Enkele voorbeelden van functies zijn:

Vice-voorzitter 

Zijn of haar taken zijn:
Vervangen van de voorzitter bij belet of ontstentenis van de voorzitter.
Toezien op het handelen en ondersteunen van de penningmeester.
(zonder tekenbevoegdheid en kan een taak zijn voor een van de andere bestuursleden
zoals de secretaris)

Bestuurder Personeelszaken

Bestuurder speciaal belast met personele aangelegenheden. Functioneert als een soort
personeelschef. Is in principe alleen van toepassing op verenigingen en stichtingen met
personeelsleden op de loonlijst.

Bestuurder Vrijwilligerzaken

Idem als de personeelsfunctie maar nu als doelgroep de vrijwilligers.

Facilitair bestuurder

Bestuurslid dat zich bezighoudt met het beheren van de gebouwen en materialen van
de organisatie.

Vakinhoudelijke bestuurder

Bestuurder met specifieke deskundigheid. Denk daarbij aan de onderwijsdeskundige in
het schoolbestuur, de arts in het ziekenhuisbestuur. Wezenlijke versterker van het
bestuur op inhoud.

Bestuurder PR & communicatie

Bestuurslid met een speciale verantwoordelijkheid op het gebied van public relations.
Vaak in combinatie met social media. Kan conflicteren met de taken van de voorzitter.
Maak daar goede afspraken over!

De ‘waakhond’ bestuurder

Een bestuurder die is aangewezen met als taak één aspect van de organisatie te
bewaken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger van een bepaalde
vakgroep.

De ambassadeur/bestuurder

Bestuurder die uit hoofde van zijn functie of verdiensten belangrijk is voor de
organisatie omdat hij of zij aanzien heeft in groeperingen die van belang zijn voor de
organisatie. Meestal worden deze mensen overigens in een raad van advies of een
commissie van aanbeveling opgenomen, niet in het bestuur.

Bestuurder juridische zaken

Bestuurslid met specifieke juridische kennis.

Tips voor goed verenigingsbestuur

• Maak het bestuur nooit groter dan strikt noodzakelijk.

• Eenheid van bestuur is bij meer dan zeven mensen al vaak een illusie.

• Splits in een algemeen bestuur (AB) en een dagelijks bestuur (DB), zodat directieve en executieve

  taken van het bestuur worden gescheiden.

• Ook bestaat de mogelijkheid om de executieve taken van de vereniging neer te leggen

  bij een manager of directeur. Dit is afhankelijk van de grootte van de vereniging en de daarbij behorende werklast.

• Zoek naar passende mensen voor de taken binnen het bestuur.

  Werklast: wat voor werk moet gedaan worden?

  Draagvlak: welke groeperingen moeten vertegenwoordigd zijn?

  Slagvaardigheid: welke snelheid van handelen is nodig?

• Vermijd bestuurders die:

  Een te sterk persoonlijk of zakelijk eigenbelang hebben.

  Een te dominante persoonlijkheid hebben.

  Een niet-passende motivatie voor het bestuurswerk hebben.

  Liever willen uitvoeren dan besturen.

• Zorg voor voldoende verscheidenheid in persoonlijkheden. Zoek snelle beslissers én

  rustige nadenkers.