Vrijwilligers binden

Uit onze contacten met verenigingen blijkt dat er meestal sprake is van moeilijk vervulbare vacatures. Dat heeft te maken met concurrentie op de vrijwilligersmarkt - er vissen meer organisaties naar vrijwilligers! - maar het kan ook aan de vereniging zelf liggen. Voelen mensen nog wel wat voor de vereniging? Spreekt onze vereniging nog wel voldoende aan? Kent men ons wel? Zijn we voldoende uitnodigend naar nieuwe toetreders? Snoeren we vrijwilligers niet direct al in met onze gewoonten en tradities? Mag de vrijwilliger die u zoekt zelf ook iets vinden of voorstellen? Zijn we aan het vergrijzen en is er daarom niemand voor die lege plaats?

Vrijwilligers werven doe je samen!

Laat de hele vereniging meewerken bij werving van vrijwilligers. Gebruik hun kennis en hun kennissen! Haal mensen die iets willen doen ook van buiten de organisatie. Ook bestuursleden. Pas eventueel de statuten aan.

Duidelijk zijn

Een oproep in het huis-aan-huisblad haalt niets uit. Wie iedereen wil werven, werft niemand. Na een oproep: "Wij hebben altijd mensen nodig…." belt waarschijnlijk niemand! Wilt u het bestuur uitbreiden of vernieuwen, is een specifieke deskundigheid nodig, mist het bestuur bepaalde vaardigheden? Waaraan heeft de vereniging behoefte, wat is het beleid voor de komende jaren, welke doelen wil de vereniging realiseren? Groei? Veranderingen doorvoeren? Een betere presentatie naar de media? Aanboren van nieuwe doelgroepen, introduceren van nieuwe cursussen en trainingen, contact met organisaties versterken, meer jongeren betrekken, iets doen met senioren, nieuwe Nederlanders? Waar staat de vereniging voor? Dàt zijn de vragen die aan het werven van vrijwilligers voorafgaat.

Profiel en werving

Als duidelijk is aan welke vrijwilligers behoefte is, kunnen taken en verantwoordelijkheden geformuleerd worden. Maar als het gaat om nieuwe functies, nieuwe activiteiten of nieuwe doelgroepen is dat zo eenvoudig nog niet. Ook hier geldt: laat je helpen en praat met vertegenwoordigers van nieuwe doelgroepen of met mensen die kijk hebben op hoe die nieuwe functie eruit moet gaan zien. Als er iemand gezocht wordt voor de ledenadministratie zijn computervaardigheden en accuratesse vereist, en wie publiciteit of pr in portefeuille krijgt, moet daar feeling voor hebben, foutloos schrijven (persberichten!), contactueel sterk zijn. Probeer een profiel op te stellen en bedenk: hoe concreter hoe beter!

Denk aan de volgende elementen;

• Leeftijd

• Opleiding of gewenste vaardigheden

• Kennis/ervaring

• Netwerken

• Beschikbaarheid

• Motivatie

• Betrouwbaarheid

• Representativiteit

• Passen in een team

Praten met de vrijwilligers, groeien, doorstromen…

Er zijn verenigingen die al doende hun doen en laten evalueren of lukraak praten over hoe het in de vereniging gaat, en verenigingen die tijd uittrekken om met de vrijwilligers te praten. Neem de tijd voor een goed (jaarlijks) gesprek met uw vrijwilligers. Soms is dat de ronde tafel waar iedereen aanschuift. Of het gesprek van het bestuur met telkens weer een andere vrijwilliger uit de organisatie. Kies een vorm, wees ook op dit onderdeel duidelijk en maak kenbaar dat er in ieder geval een jaarlijks gesprek is waaraan alle vrijwilligers deelnemen. Het ligt voor de hand om dat gesprek aan het eind van het seizoen te houden. Evalueren, stoom afblazen, plezier hebben om 'weet je nog, toen…' en concluderen over wat er wel en niet goed ging. Aanpassingen voorstellen en doorvoeren. Nagaan of alle functies/vrijwilligers wel goed aan hun trekken zijn gekomen en open oog en oor hebben voor de wensen van uw vrijwilligers. Probeer de vrijwilligers te laten groeien in activiteiten en verantwoordelijkheden. Dat houdt de vrijwilligersfunctie boeiend en uitdagend, en de vereniging vaart er wel bij.

Vrijwilligers binden en boeien

Met alle vrijwilligers een fietstocht, een hapje eten, naar de schouwburg, of een dagje uit. Aanwezig zijn bij activiteiten die de plaatselijke overheid organiseert voor vrijwilligers. Laat je niet alleen daar, maar als 't even kan, ook zoveel mogelijk elders, regelmatig zien. Wees trots op je vereniging. Dat werkt naar twee kanten: het motiveert vrijwilligers (ja, dat is mijn vereniging!) en het straalt naar buiten uit. Zichtbaarheid en aanwezigheid is bouwen aan het imago.

Het zal de eerste keer niet zijn dat een vereniging een nieuwe vrijwilliger juichend binnenhaalt ("Eindelijk iemand die onze voorzitter straks kan opvolgen") maar die gefrustreerd een jaar later verdwijnt: de voorzitter die die al jaren een opvolger wil blijft maar zitten. Het omgekeerde is ook mogelijk: iedereen is zo blij met die nieuwe vrijwilliger dat de ene na de andere klus op haar/hem afkomt, ook de minder leuke. Laat haar/hem niet zwemmen; de vrijwilligers gaat kopje onder en haakt af. Zij/hij een ervaring 'rijker'; u een vrijwilliger armer!

Kan dat niet anders!

Het binnenhalen van nieuwe vrijwilligers kan betekenen dat een andere generatie binnenkomt, andere ideeën en opvattingen. Geen (te)lange vergaderingen; kan het niet via Teams, Zoom of andere online-variant? Niet dat traditionele berichtje aan de pers, of de traditionele jaarvergadering. Als we nu eens dit… of als we nu eens zo… Staat u daarvoor open?

Doe aan functiesplitsing

Veel vrijwilligersfuncties zijn uitgegroeid tot halve banen. Ga na wie in de vereniging actief zijn, wat ze doen, hoeveel uren daarmee zijn gemoeid. Meten is weten, dat geldt ook hier! Loopt de één op z’n tenen, kan een ander er nog wel wat bij doen? Zijn functies in de loop van de tijd niet erg aangeslibd met van alles en nog wat? Moet de nieuwe secretaris echt alles doen wat zijn voorganger deed? (nee). Kan de ledenadministratie niet door een ander gedaan worden? (ja). Het notuleren van vergaderingen? (ja). En moet dat wel zo uitvoerig? (nee). Is de voorzitter echt het enige boegbeeld dat de vereniging naar voren schuift? (nee). Waarom schrijft de krant nooit over ons? (wie doet hier de publiciteit?). Kijk eens met andere ogen naar de bestaande portefeuilles en doe aan herverdeling. Dan heeft u iets te bieden aan nieuwe vrijwilligers, die ‘ín’ zijn voor een klus die ze leuk vinden, of waarvan ze verstand hebben omdat het hun interesse- of vakgebied is en omdat het nog net past in het drukke levensritme van vooral de jongere generatie. Bestuurslidmaatschap met (te) lange vergaderingen, is dat nou echt een aantrekkelijk perspectief voor jonge of nieuwe vrijwilligers? Vraag ze voor taken waarin ze goed zijn!